우선순위 설정 어려움
팀원들은 업무의 우선순위를 정하는 데 어려움을 겪을 수 있다. 특히 새로운 일일수록 그렇다. 업무 파악이 제대로 안 된 상태이기 때문이다. 심할 경우 거의 소경의 상태와 비슷하다. 코끼리 다리를 만지며 기둥이라고 말하는 것이다. 팀장처럼 전체 그림을 이해하지 못한다. 팀장만큼 일을 잘 이해하는 사람은 없다. 그 동안 알아온 것도 많고 회사에서 접근할 수 있는 정보가 팀장이 더 많기 때문이다.
명확한 우선순위 지시가 필수
그래서 팀장은 계속 설명해줘야 한다. 일을 할 때도 우선순위를 명백하게 언급해야 한다. “대충 다 알겠지”라고 생각하고 자율적으로 하게 하면 팀원들은 전혀 안 중요한 일에 시간을 소비하게 된다. 인간은 어쩔 수 없다. 안 중요한 일은 대부분 쉬운 일이다. 고민을 필요로 하지 않는다. 그쪽으로 자연스럽게 손이 간다. 당연한 것이다.
팀장은 “그 일이 아니라 이 일을 먼저 해야 합니다. 이 일이 제일 중요합니다. 언제까지 끝내야 합니다.”라고 상세하게 알려줘야 한다. 이런 지시 없이도 알아서 스스로 잘하는 팀원이라면 그 사람은 팀원이 아니라 옆 팀의 팀장이 되어 있을 것이다. 아니면 벌써 창업을 해서 상사로 있을 사람인 것이다. 번거롭지만 반복해서 말해야 한다. 최우선의 일을 이야기하고 왜 중요한지도 설명해 주어야 한다. 계속 말해야 한다. 나는 아침, 퇴근 회의 때마다 말한다. 메신저로도 몇 번씩 말한다. 지나가면서도 말한다. 다음 날에도 또 말한다. 업무를 지시한 후에 평균적으로 3번 이상은 재언급을 하는 것 같다. 예상과 다른 결과물이 나왔다면 팀장 탓이다. 일의 방향성을 반복해서 강조하지 않았기 때문이다.
한 가지에 집중하도록 유도하라
가능하면 최우선으로 해야 할 일 한 가지만을 언급하라. 안 중요한 일은 언급해도 되지만 나중 일정에 메모를 해놓고 다시 이야기하라. 먼저 한 가지에 집중하도록 하고 순차적으로 진행해 나가라. 동시에 여러 일을 할 수 없다. 전선이 넓어지면 반드시 패배한다.
시각 자료를 활용한 효과적인 커뮤니케이션
정보의 비대칭성은 사람이나 조직간에 한쪽이 더 많은 정보를 지닌 것을 말한다. 이는 공정성을 해치고 비효율성을 초래한다. 팀원은 이런 정보의 비대칭성으로 큰 그림을 이해하기 어렵다. 그래서 팀장은 지도를 보여주듯 계속 말해줘야 한다. 가능하면 도해, 도표 등 시각 자료를 활용하라. 나는 거의 컴퓨터 화면을 캡처해 보여준다. 사이트 예제나 통계나 차트를 캡처 후 따로 저장하지 않고 바로 메신저로 복사 붙여넣기 한다. 빨리 여러 번 많이 보여줘야 한다.